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切記!職場郵件需注意的細節

電子是如今工作場所重要的通信工具之一,但不是每個人都知道如何很好地使用這個工具。工作郵件也是人際溝通的一種方式,和打電話、面談一樣,有很多學問講究,所以在發送郵件之前一定要深思熟慮。

【發送,抄送,密抄送,你明白嗎?】

發送——發送是TO,只給一個人;這是一個權責關係,發送對象是需要對方回饋的,內容要針對對方說,這個是起碼的,正規事項上,對方也有義務回復你的問題,起碼要回復,已知悉;

抄送——抄送是CC,除了發送人,還給其他人員看到;其他人員可以看到其他收到郵件的人;如無問題抄送是可以不回復的;職權上來說,更像是給相關人員一個知情權;需要注意的是:在添加抄送對象時,了解被抄送人的職位等級高低還是非常重要的;

密送——密抄送BCC,收到密送的人,不會顯示出來,收件人彼此之間不知道。

Q1:那比如說:一個項目郵件,有客戶方對應的介面人,有部門主任,可能都需要發,那麼如何選擇?

A1:如果我是項目負責人,這個郵件內容需要對接的是客戶的介面人;那麼發送人是介面人,抄送是部門負責人;

A2:可能都需要發,我覺得應該了解清楚。避免不必要的麻煩。我會跟發送的人請求看是否需要抄送給他人;

A3:覺得發送人最好是一個,這樣比較明確;最直接的事件執行者是唯一接收人,其他人全部抄送

#一鍵轉發是個很可怕的東西#

1.我遇見過項目助理給3個項目的負責人跟相關人員發會議通知;然後某項目負責人回復郵件的時候,一鍵轉發了所有人。

2.某競爭對手把客戶群發的郵件,又全部回復了;結果就是他的公司資料信息在客戶的所有供應商的電腦上出現了

【附件一定要注意】

1.發送郵件的時候,有附件先將附件上傳,然後寫明內容、標題,檢查完成後再添加發送人、抄送人。

2.#文件命名是個大學問#——附件名稱上需註明「事項、提交人名稱、時間或者編號」;不添加附件的,添加附件但是文件名亂七八糟的、或者是不同版本,沒有加時間和負責人後綴的,都會給對方造成閱讀溝通上的麻煩;

3.如果郵件內上傳的附件數量較多,需要考慮整理打壓縮包,或者逐個上傳、便於領導手機閱讀或者在線預覽;

4.發給外部客戶的文件,有很多是不能給客戶修改的協議,必須用pdf,哪怕對方覺得煩也要用;尤其是合同之類的,有同事發了圖片格式,被點名批評,現在ps很厲害哦。

5.#溝通很重要#——其實還有一個常見的問題。就是業務溝通一定要清楚。很多時候我要CDR格式文件,他非給我AI的,雖然這不是文件本身的問題,但是我覺得跟前期溝通有關。往往廣告公司和設計常見這類問題。

【格式切切不可忘】

1.FYI——for your information,讓你知道這個事的意思;不過這個一般都是上級對下級,或者平級。不然慎用!

2.office的不同版本間的格式,最好還是存成2003版;自己公司統一用07的話倒無所謂;但是如果發給客戶,要注意了:很多地方目前仍使用2003版本,高階的文檔無法查閱,打不開事小,耽擱了時間才是大問題;另外office保存時必須弄成兼容模式。

【快看看你的簽名檔!】

1.自己的簽名,切勿使用奇奇怪怪的名字,例如「奧特曼」、「蝙蝠俠」等,不然你可不是奧特曼,而會變成笑柄;對方的簽名也不要存奇怪的東西,我看到過有人存了一個「xx公司某某,急性子,來件速回」,但是你想想當事人看到是什麼表情。

2.有幾個公司名稱,郵箱可以設置幾個簽名檔;簽名檔可以在郵件客戶端和郵件後台自由設置;是否要使用英文的話,可依據個人習慣,但是一定要包含以下內容:公司名、姓名、電話、傳真(沒有可不選)、地址(中英對照);ps:簽名檔內含有超鏈接,可能會被視作垃圾郵件哦!

Example:

順頌商祺!/祝今天工作順心!/祝身體健康!

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須臾

xxxx

xxxx

【正文匯報要分明】

1.第一段行文里說清楚一共有那幾件事彙報,例如「各位領導,晚上好,有關xxx、xx、xxx的事情,請參閱如下:」

2.然後下面開始分點說明,按重要程度列點,分標題加粗。後面括弧里標註相關的附件;附件名稱也修改成附件一、二、三的格式

3.涉及到具體的數據、更改項、需要重點關注的字眼/數字時,用下劃線標出來;

4.一般要是標題加粗了,那分標題的內容里就不會再用加粗了,不然視覺效果有點主次不分,下劃線也能起到這個效果。

5.其實內容很少變字體,簡化描述,不廢話,要比寫一大堆,然後再在裡面標註重點要好得多。

【發送完成記得提醒】

重要的郵件,尤其是有明確時間節點,還有直系領導的事情,需要通過簡訊or電話方式提醒;如果覺得直接電話,會打攪到對方的會議等,那麼可以採取首先簡訊告知,如果過一兩個小時,沒有收到回復的簡訊,再去考慮電話通知。

我見過最滴水不漏的採購,發郵件完了以後5分鐘以內,必然收到郵件、簡訊、電話、QQ;然後抄送給了雙方的上一級直屬領導。

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